ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À l’instar des compagnies dont nous offrons les produits et les services, nous attachons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. Ainsi, nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels de façon responsable.

1) Au début de notre relation d’affaires avec vous, le cabinet vous demandera votre autorisation pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels tout au long de notre relation avec vous. Lors d’interactions ultérieures au cours desquelles des renseignements personnels supplémentaires seront recueillis, nous vérifierons verbalement que votre consentement est toujours valable et nous le noterons dans votre dossier du client.

En ce qui concerne les personnes âgées de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par le.la titulaire de l’autorité parentale ou par le.la tuteur.ice, sauf si la collecte des renseignements est manifestement dans l’intérêt de la personne mineure.

2) Les renseignements personnels qui sont recueillis, comme les coordonnées, les renseignements financiers, les copies (partielles ou intégrales) de propositions d’assurance-vie comportant des renseignements sur la santé et le style de vie, les comptes-rendus de rencontres et d’appels téléphoniques, la correspondance en général et toute instruction que vous nous donneriez, seront conservés sur un support papier ou électronique dans le dossier client. Ces renseignements serviront à évaluer votre situation financière et à vous offrir des produits et des services avantageux ou intéressants, ainsi qu’à assurer un service à la clientèle continu.

• Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes : votre dossier sera conservé pendant cinq ans à compter de la date de la dernière transaction.
• Exigences de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRo) : votre dossier et vos documents relatifs aux fonds communs de placement seront conservés pendant sept ans à compter de la date de création du dossier.
• Réglementation québécoise à l’égard des cabinets : votre dossier sera conservé pendant cinq ans après la fermeture définitive du dossier, la dernière date de prestation d’un service par le cabinet ou l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu, selon la dernière éventualité.

À noter que certains dossiers peuvent être conservés au-delà de la période de conservation requise à des fins de litiges. Les dossiers conservés à ces fins sont stockés séparément, en toute sécurité, et ne sont accessibles qu’en cas de litige.

• À nos employé.e.s et aux personnes que notre cabinet aura autorisées.
• Aux compagnies dont nous offrons les produits et les services et à leurs employé.e.s et mandataires pour leurs activités visant à vous fournir ou à chercher à vous fournir des produits et des services financiers, ou pour toute autre activité connexe (et pour toute autre fin ou en lien avec toute autre fin que vous avez autorisée).
• Aux tiers fournisseurs de services sélectionnés et autorisés par notre cabinet; s’ils sont situés à l’étranger, vos renseignements personnels peuvent alors être assujettis aux lois applicables, y compris les lois sur l’accès à l’information des autorités publiques d’autres pays.
• Aux personnes ou aux entités à qui vous y avez donné accès ou qui sont autorisées à y accéder en vertu de la loi.

5) Conformément aux lois applicables et à votre autorisation écrite, vous avez le droit :

• de prendre connaissance des renseignements personnels qui sont contenus dans votre dossier;
• de demander la correction de ces renseignements et de révoquer votre consentement, sous réserve de certaines restrictions contractuelles.

À votre demande, des copies (et non des originaux) d’autres documents personnels, comme des polices d’assurance, des testaments ou des mandats (procurations), peuvent être conservées dans votre dossier.

Si le cabinet met en place une technologie de prise de décision automatisée et si vous le demandez, nous pouvons vous faire savoir quels renseignements personnels ont été utilisés pour prendre la décision et nous vous expliquerons comment la décision a été prise. Vous conservez le droit de consulter et de corriger tout renseignement erroné.

Pour toute demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez vous adresser au responsable de la protection des données du cabinet dont les coordonnées figurent à la fin de cette politique de confidentialité. Les renseignements vous seront fournis le plus rapidement possible et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la demande, dans un format technologique couramment utilisé.

6) Malgré toutes les précautions que nous prenons, des incidents en matière de confidentialité et d’atteinte à la vie privée peuvent arriver. Ces atteintes à la vie privée peuvent être accidentelles (exemples : renseignements envoyés par erreur au mauvais destinataire d’un courriel ou perte d’un ordinateur portatif d’un.e conseiller.ère) ou attribuables à des activités criminelles (exemple : piratage de l’ordinateur d’un.e conseiller.ère comprenant des renseignements personnels).

Les atteintes présumées ou réelles, les plaintes ou toutes les préoccupations reliées à un problème de confidentialité, peu importe qu’elles touchent une personne ou un fournisseur, seront immédiatement déclarées au responsable de la protection des données du cabinet, au département de conformité de SFL Gestion de patrimoine et aux autres compagnies visées. Le responsable de la protection des données du cabinet visera à empêcher la divulgation des renseignements, à évaluer la situation, à corriger la situation et contribuera à l’amélioration des mesures de contrôle afin d’éviter toute atteinte semblable à l’avenir.

En cas de perte, vol ou piratage des appareils électroniques, de vol de documents papier, de cyberattaque ou de rançongiciel, le cabinet communiquera avec le service de police pour signaler l’incident et coopérer à l’enquête.

Tous les incidents en matière de confidentialité et d’atteinte à la vie privée seront consignés pendant cinq ans à partir de la date de l’incident dans un registre pouvant être présenté à tout moment à la Commission d’accès à l’information (CAI). Pour chaque incident, ce registre indiquera, entre autres : la date de l’atteinte, la description des circonstances de l’atteinte, le nombre de personnes visées, le type de renseignements personnels en cause, la sensibilité de l’information visée par l’atteinte, la probabilité de l’utilisation à mauvais escient, le préjudice potentiel qui pourrait découler de l’atteinte et les mesures prises par le cabinet pour éviter que d’autres atteintes semblables ne se reproduisent.

Si le cabinet détermine que l’incident présente un risque grave ou sérieux pour ses client.e.s, les personnes concernées par le bris de confidentialité seront avisées (si cela n’interfère pas avec une enquête officielle) et, selon l’emplacement des personnes concernées, une déclaration sera faite à la Commission d’accès à l’information (CAI) et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et ce, même s’il n’y a qu’une seule personne visée. Le cabinet informera aussi de l’incident toute autre organisation ou entreprise qui pourrait atténuer le préjudice aux personnes concernées.

Si vous avez besoin de plus amples informations sur notre politique de protection des renseignements personnels ou celles des compagnies que nous représentons, communiquez avec notre responsable de la protection des données :

Simon Essiambre
MR Gestion de patrimoine & Solutions collectives
4150, rue Sainte-Catherine Ouest
Bureau 200
Westmount, QC
H3Z 2Y5
514 483-2070
[email protected]